会计实务操作

会计实务操作
主讲:韩林林

主要内容
第一章   建账准备工作
第二章   原始凭证的取得与审核
第三章   记账凭证的填制与审核
第四章   明细账的登记
第五章   总账的登记
第六章   对账与结账
第七章   财产清查
第八章   会计档案的整理、装订与保管

 

第一章   建账准备工作
一、建账的涵义

二、相关单据展示

三、建账的具体流程


一、建账的涵义
      建账就是根据《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定、企业具体行业要求以及将来可能发生的会计业务情况,确定账簿种类、格式、内容,购置所需账簿,然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记账簿。
      新建单位初始和原有单位年度开始时,会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿,建账一般为手工建账,但现在随着财务软件的广泛推广,电算化建账也成为财务人员应该掌握的一项专业技能。
    建账工作大体分为两个流程:
    1.建账前准备工作:购买会计账簿、记账凭证等建账素材;
    2.建账操作工作:选择适合企业的会计准则、账簿及日常经济业务涉及到的会计科目,进行账簿的填制。
二、相关单据展示
      (一)账簿启用及交接表
      账簿启用及交接表是为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性,明确记账责任,而填写的一个表格,一般应当由专人负责登记。
     主要内容有:单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期和经管人员及会计负责人签章,并加盖单位公章。
(二)日记账
      日记账亦称序时账簿,是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。一般分为库存现金日记账和银行存款日记账,采用订本式账簿。
      现金日记账主要是企业经济业务活动中涉及现金收入及现金支出的相关记录,即企业的现金流水账。现金日记账的主要填写内容包括:页码、日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额及余额。
      银行存款日记账主要是企业经济活动中涉及银行存款账户收支的相关记录,即企业的银行存款流水账。银行存款日记账的主要填写内容与现金日记账相同。
 
(三)明细分类账
 明细分类账是按照二级或明细科目设置的账簿,一般采用活页式账簿。明细分类账按账页格式不同可分为三栏式、数量金额式和多栏式。
    ①三栏式:适用于只需进行金额核算的明细核算,如“应收账款”“长期股权投资”“材料成本差异”等账户的明细账。
     ②数量金额式:适用于既进行金额核算,又进行数量核算的明细账,如原材料和库存商品明细账。
     ③多栏式:适用于费用、成本、收入和成果的明细核算,如管理费用和销售费用等明细账。
(四)总分类账
      总分类账为一级账目,统驭明细账。通常按每一总分类账户开设账页。一般采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏式账页。
      内容主要包括:账户编号、名称,账页页次,日期,记账依据,借方、贷方金额,期初、期末余额等。
  三、建账的具体流程
    (一)购买建账素材
      会计要完成建账工作,第一步就是要准备齐全各类建账素材,建账需要准备的素材主要有:
      1.基本素材:通用记账凭证10本,数量金额式明细账2本、多栏式明细账2本、三栏式明细账1本、现金、银行存款日记账各1本、总账1本。
      2.辅助素材:记账凭证封面、包角、原始凭证粘贴单各2本、档案盒5个、胶水2瓶、订书机1个、回形针2盒、剪刀1把、签字笔2支、大夹子10个、订装器1台、记账凭证装订线、装订工具1套、口取纸1本。
(二)选择适用准则
      应根据企业经营的行业、规模及内部财务核算的特点,选择适用《企业会计准则》或《小企业会计准则》。
   (三)准备账簿
   企业究竟应设计和使用何种账簿,要视企业规模大小、经济业务的繁简、采用的核算形式等因素而定。
(四)科目选择
      可参照选定会计准则中会计科目及主要账务处理,结合自己单位所属行业及企业管理需要,依次从资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类中选择出应设置的会计科目。
(五)填制账簿 
 1.封皮:在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。
   2.扉页:主要包括“账簿启用交接表”和“账户目录”。
      填写账簿启用交接表时应注意:
  ①经管人员,需加盖相关人员人名章。记账人员更换时,应在交接记录中填写交接人员姓名、经管及移交时间和监交人员职务、姓名。
  ②粘贴印花税票并划双横线,除实收资本、资本公积按万分之五贴花外,其他账簿均按5元每本贴花。如明细账分若干本的话,还需在表中填列账簿名称。
  ③对于活页式的明细账,一般在最后装订成册后再填写“账簿启用交接表”。
3.日记账账页的填列
4.明细分类账的填列
     ① 数量金额式:适用于既进行金额核算,又进行数量核算的明细账,如原材料和库存商品明细账。
     ②多栏式明细分类账:一般成本费用类账户设置多栏式明细账,期初一般没有余额,只需要把成本项目填上,本月有发生额时直接填列即可。
填写明细账时的注意事项
①明细账账页按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在左(右)上角或中间的横线上,或直接加盖科目章。
②成本、收入、费用类明细账因年底结转入本年利润科目,故年初建账时无余额,只需把二级科目分项目列示,如“管理费用”借方要分成:办公费、交通费、电话费、水电费、工资等项列示。
③为了查找、登记方便,在设置明细账账页时,每一账户的第一张账页外侧粘贴口取纸,并各个账户错开粘贴。
    5.总分类账的填列
  填写总账账簿时应注意:
      ①因采用订本式,在每页的右上角已印好页码。填写时根据情况应给每个账户留足空间,并要把科目名称及其页次填在账户目录中。
      ②按资产、负债、所有者权益、成本、收入、费用的顺序把所需会计科目名称写在右上角的横线上,或直接加盖科目章。
     


第二章  原始凭证的取得与审核
一、原始凭证的概念和分类

二、各类原始凭证的取得

三、原始凭证的整理

四、原始凭证的审核

 


 

一、原始凭证的概念和分类
    (一)原始凭证的概念
      原始凭证是企业在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。
   
(二)原始凭证的分类
1.按照来源不同原始凭证可分为外来原始凭证与自制原始凭证。
①外来原始凭证。是指在经济业务发生时从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如购买材料时由销货方开来的发票,委托运输企业运送货物时由运输企业开来的运费收据,对外支付款项时从收款单位取得的收据等,都属于外来原始凭证。
②自制原始凭证。是指本单位内部具体经办业务的部门或人员在执行或完成某项经济业务时填制的原始凭证。如“收料单”、“领料单”等。
2.按照填制手续及内容不同分为一次凭证、累计凭证、汇总凭证。
①一次凭证。是指在一张凭证上只记载一项经济业务,或同时记载若干项经济业务,但是手续一次完成的原始凭证。如现金收据、领料单、收料单、借款单、发货票等。外来原始凭证一般都属于一次凭证。
②累计凭证。是指在一张凭证上连续记载一定时期内不断重复发生的同类经济业务,需要分次完成填制手续、可多次使用的原始凭证。其特点是,在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务,随时结出累计数及结余数,以便于与计划或定额数进行比较,达到费用控制的目的。它主要适用于某些经常重复发生的经济业务,最具代表性的是限额领料单。
③汇总凭证。是指根据一定时期内若干张反映同类经济业务的原始凭证汇总编制而成的一种原始凭证。对于一些经常重复发生的同类经济业务,可以编制汇总凭证,并以此作为记账的原始依据。汇总凭证合并了同类型经济业务,简化了记账工作量。常见的有发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单等。
3.按照格式不同可以分为通用凭证与专用凭证。
①通用凭证。是指由有关部门统一印制,在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。其使用范围可以是某一地区某一行业,也可以全国通用。如由人民银行制作的银行转账结算凭证,在全国通用。
②专用凭证。是指由单位自行印制,仅在本单位内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、工资费用分配表等。
      4.按照经济业务类别不同,原始凭证可以分为与款项收付业务相关的原始凭证、与成本费用相关的原始凭证、与购货业务相关的原始凭证以及与销货业务相关的原始凭证。
      原始凭证是企业账务处理的依据,通常由会计负责保管,取得和填制原始凭证是会计工作的基本内容之一。
  二、各类原始凭证的取得
   (一)与款项收付业务相关的原始凭证
      与款项收付业务相关的原始凭证是企业发生的与资金、收款付款业务相关的原始凭证,主要是用来记录企业的现金和银行存款收付增减等业务,此类原始凭证企业使用非常频繁。
      与款项收付相关的原始凭证一般为一次性的凭证,如现金借款单、现金缴存单、现金收据、银行支票存根、付款申请单等;可以由企业自行印制,也可以统一购买,由相关人员在业务发生时领用填制。
      我们以企业收款收据为例,向大家具体讲解与款项收付业务相关的原始凭证。
      收据是企事业单位在经济活动中经常使用的原始凭证,它用于证明收了某笔款项。收据一般为三联式,第一联为存根联,出纳自己收存备查;第二联收据联,盖上企业公章或财务专用章后,交给对方作为收款证明;第三联为财务联,出纳开具加盖公章或财务专用章后交由对应的会计人员进行账务处理。
      收据的主要内容包括:单位名称、业务日期、品名及规格、数量、单位、单价及大小写金额。
      下图为出纳为员工办理完还款,向员工开具收据后送交会计人员的收据财务联。
     (二)与成本费用相关的原始凭证的取得
与成本费用相关的原始凭证是指企业在经济活动中发生的与成本、费用相关的原始凭证,用来记录生产产品、发生费用的情况,可以是外来原始凭证也可以是自制原始凭证。企业员工报销的差旅费、培训费等都是外来原始凭证;工资表、固定资产折旧表、产品成本计算单等,都是企业自制的原始凭证。
     我们以企业取得的差旅费发票与自制的固定资产折旧表为例,向大家具体讲解与企业成本费用相关的原始凭证的取得。
       1.从企业外部取得的差旅费发票
       出纳为员工办理完借款报销业务后会将报销单、报销发票等相关原始单据传递给相对应的会计人员进行账务处理,下图为企业销售部员工报销的差旅费发票。
        2.企业自制的固定资产折旧表
        固定资产折旧表是企业反映固定资产折旧情况的表格。企业应该有专门的会计人员在固定资产的使用寿命内每月末按确定的方法对应计折旧额进行系统的分摊,并反映到固定资产折旧表中,作为企业进行账务处理的原始凭证。
        固定资产折旧表的主要内容有固定资产名称、使用部门、购入日期、数量、单位、固定资产原值、折旧方法、折旧年限、预计残值、月折旧额、累计折旧额、净值等项目。
  (三)与购货业务相关的原始凭证
    与购货有关的原始凭证是指企业发生的与采购及入库业务有关的原始凭证,购货业务相关的原始凭证记录的是材料采购或者劳务的供应情况。在实务中,与采购业务相关的原始凭证通常包括从采购单位取得的发票、企业的入库单以及从运输单位取得的运费发票等。
      我们以企业购进货物收到增值税发票为例,向大家具体讲解与企业购货业务相关的原始凭证。
      企业购进货物应向销货单位取得增值税发票,如取得的是专用发票的还应索取增值税专用发票抵扣联。
      增值税专用发票是由国家税务总局监制设计印制的,只限于增值税一般纳税人领购使用的原始凭证。它是反映纳税人经济活动的重要会计凭证,也是记录销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。
      增值税普通发票的基本联次为两联,发票联和记账联。增值税专用发票的基本联次为三联,第一联是记账联,是销货方发票联,销货方作为销售货物的原始凭证;第二联是抵扣联,购货方用来抵扣进项税额的凭证;第三联是发票联,购货方用来记账的原始凭证。
(四)与销货业务相关的原始凭证  
   与销货业务相关的原始凭证是指企业发生的与销货及出库业务相关的原始凭证,如增值税发票(记账联)、发货单、交款单、运费单据等。企业存货发出的原始凭证为出库单,一般由仓库工作人员负责填写。
      企业销售商品或劳务开具发票后应将发票记账联留存企业,作为会计记账的原始凭证,并将对应联次交送客户,作为对方进行账务处理的原始单据。
注意:收据能否作为费用入账?
      普通收据不能作为费用凭证入账,只有行政事业单位开具的财政收据可以作为原始凭证入账。普通收据即使加盖财务章,也不能作为费用报销,企业一般规定不允许以普通收据作为费用的原始凭证报销。行政事业单位的收据会列明“财政”字样,它可以直接作为原始凭证入账。
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